Ne casse pas la chaîne – don’t break the chain

Le concept de “Ne casse pas la chaîne” est simple et pourrait bien vous permettre d’atteindre vos objectifs facilement:

• Consacrez un certain temps chaque jour à accomplir une activité souhaitée;
• Quand c’est fait, marquez votre calendrier d’une croix.
• Cela crée une chaîne de croix montrant votre progrès.
• Si vous ne faites pas l’activité dite, vous ne pouvez pas mettre de croix et vous cassez la chaîne.

L’information me vient, via un ami, de Lifehacker (en anglais).

Il peut s’agir de réaliser un projet spécifique (écrire un livre) ou d’activités routinières (faire du sport, ranger la maison).  Voir que vous avez maintenu votre rythme est motivant et il suffit parfois d’une dizaine de minutes par jour.

7 Things highly productive people do

The Programme Director of a large and well-known NGO gave me a very interesting document at the end of a training.  She had shared the article with her colleagues and said she was putting most of it into practice, with good success.

The article “7 things highly productive people do” is indeed well done.  It gives you 7 principles with many additional tips to become or stay productive.

1. Work backwards from goals to milestones to tasks.
2. Stop multi-tasking.
3. Be militant about eliminating distractions.
4. Schedule your email.
5. Use the phone.
6. Work on your own agenda.
7. Work in 60 to 90 minute intervals.

So, how can you start putting these in practice?

• Select one of these principles (you might want to start with points 3 and 4);
• Decide to practice them militantly for the next three weeks;
• Imagine what would be a good reaction to have when you are confronted to situations in which this principle is hard to practice.  For instance, when/if I am interrupted often by the same person, I will propose we meet shortly once (or twice) a day to review their questions together.  
• Review and adapt.
• Congratulate yourself for each time you have done this.  Don’t beat yourself for the times you haven’t.  You can just pick up the next day.  Make sure you put forward the benefits you are getting from this new practice.
• Once you feel the principle is well ingrained.  Pick a new habit to form.

My top 8 tips for managing your e-mails

Getting e-mails sorted out is becoming more and more nightmarish.  Finding out how to manage the incessant flow of incoming e-mails has become the main objective of people attending my personal effectiveness courses.

So here are quick tips to get you started:

1. Don’t start with your e-mails, do something important first.  I have written about this in this article in French.  If you start your day by checking your e-mails, you are training your brain to be reactive, says neuro-surgeon and management expert, Patrick Georges.  
2. Configure your e-mail software so that it starts in your calendar, not your inbox.   Using Outlook, you can do this through the “Tools – Options – Other” tabs.  This simple change will allow you to have a better grasp of what your day looks like before you need to start negotiating the new e-mails you have received.
   
3. Disable all new email notification alerts.  We are curious by nature, so we will check new e-mails as they come in.  If we have a preview of what has arrived, we will also open up new items in our brain – without making any true decisions about them.  So if you keep the new email notification alerts (sound and pop-up), you keep taxing your work memory.  In addition, you keep interrupting yourself – which is the worse thing you can do to your own productivity.  If you absolutely need to, you can always configure your e-mail software so that it provides an alert for specific messages.
   
4. Deal with your e-mails in batches.  On average, we tend to check our inbox about 30 times per hour! That is every 2 minutes.  This is the best way to feel stressed, overwhelmed while not achieving anything worthwhile.  So, make sure to check your new e-mails either at specific times during the day or when you have completed the task you were working on.  Perhaps you can check your in-box now to see at what time most crucial, valuable e-mails arrive.  This could help you identify suitable times for checking your e-mails.  And you can also let people know when you are likely to respond to your e-mails.
   
5. Decide and do or organise.  Don’t use your inbox as your task manager.   Your inbox view should only contain new messages that you will deal with during the day.  All other messages should be filed (or tagged) and all actions relating to these should have been completed or organised (through the calendar or through electronic tasks).
   
6. Set up a communication system so that you limit the number of messages you send in cc: (copy).  Supervisors don’t need to be informed of every single detail of a task (and none of them can keep up with all the e-mails they receive).  Rather, they need to have a higher-level view of your activities.  You can better keep them informed by sending them an e-mail summarizing your daily/weekly activities or by providing the status of a particular project (either in a conversation or with an e-mail addressed to them).  You can also agree on criteria for when to keep them informed and when not.  When you do copy someone in your e-mail, explain why in the e-mail.  It will force you to think twice about cc:ing someone, plus your communication will become more effective.
   
7. Delete 50% of your e-mails by keeping only your answers. Your replies contain your added value.  It should not be necessary to keep the e-mails you have received, if you keep the replies you have sent.  And by the way, do not make a distinction between received and sent in your filing.  It is better to group e-mails per activity and task.
8. Sort your e-mails in three main categories: your production or work folders (active files resulting directly from your work), your library (semi-active files that help you produce), your archives (passive files of past activities).  For instance, I have folders in my Production referring to the delivery of specific training sessions or to the writing of blog articles.  In my Library, I keep newsletters relating to my expertise, to training techniques, to tips for writing blog articles.  In my Archives, I have e-mails relating to past projects.
   

Sérénité

Je m’apaise
Lentement,
Le malaise
Transformant.

C’est limpide,
Etrangement,
Comme l’eau vive
Du printemps.

Je ronronne
Intérieurement.
Ça consonne,
Evidemment!

Toute à l’aise
En ce moment,
Une caresse
Du présent.

Je respire
Tranquillement,
Un soupir
Bienfaisant.

Le passé,
Soudainement,
A passé
Au firmament.

Je peux être
Dans le présent
Comme un présent
Je suis.

Five Resolutions for Aspiring Leaders – John Coleman and Bill George – Harvard Business Review

Anne-Sophie forwarded me this link and I am happy to share it with you.   Although I am not a great fan of New Year’s resolutions,  I do like the five that Coleman and George propose to aspiring leaders.

1. Find a trustworthy mentor;  I am lucky to count about 3 mentors.  Perhaps I can make sure to contact them more often (they live abroad, sometimes in completely different timezones).  Skype has made it much easier!

2. Form a leaderhip development group;  Definitely something to look at.  I belong to personal development groups where I can bring issues of leadership.  But a leadership development group would provide quite a great perspective.

3. Volunteer in a civic or service organisation;  This is great to do.  Not only because you are doing good, but also because you learn new skills, you get a good feeling, you gain new perspectives and improve your network.

4. Work in or travel to a new country;  Very inspiring.  I will manage to do some work abroad or with people from other nationalities and cultures.  Though I am still very much limited to Europe and the USA.

5. Ask more questions that you answer.  Ah yes!  This one is definitely for me!

How about you? Make it your intention to put your attention on one of these for the next few months.  Until it becomes a habit.

Five Resolutions for Aspiring Leaders – John Coleman and Bill George – Harvard Business Review.

Que feriez-vous d’une 25ème heure?

Sur Facebook, je découvre ce lien qui fait référence au livre de Bronnie Ware, infirmière pour malades en phase terminale, et dans lequel elle raconte les 5 regrets les plus importants de ses patients.  Son livre est intitulé “Regrets of dying.”.

Quels sont ces regrets?

1. Ne pas avoir vécu une vie en accord avec soi-même
2. Avoir trop travaillé
3. Ne pas avoir eu le courage d’exprimer ses sentiments
4. Ne pas avoir gardé le contact avec ses amis
5. Ne pas s’être donné la chance d’être heureux.

Cela m’a fait pensé à la question que j’ai posée récemment à des grands travailleurs: “Que feriez-vous si vous aviez une 25ème heure?”.  La majorité des réponses était “dormir”, suivie de près par “passer du temps avec ma famille”.  Ensuite venait “faire la fête”.

Avez-vous déjà pensé à votre 25ème heure de la journée?  Que feriez-vous?  Ruminez cette question et surtout les réponses.

Et puis je vous propose de vous créer une 25ème heure!  Trouvez un moment cette semaine et la suivante pour dormir, passer du temps avec votre famille, faire la fête, voir vos amis, faire quelque chose qui vous passionne.  Même s’il ne s’agit que de 10 minutes vécues intensément, cela sera toujours cela que vous ne regretterez pas plus tard.

Bien sûr, selon le temps Chronos, il n’y a pas de 25ème heure.  Chronos, c’est le temps qui s’écoule de seconde en seconde, entre notre vie et notre mort.  Alors, profitez du temps Kaïros pour créer cette 25ème heure.  Kaïros, c’est le temps de l’opportunité vécue pleinement, c’est le moment présent, c’est le temps vécu en plein accord avec ses plus profondes valeurs.

Et puis dites-moi, que feriez-vous d’une 25ème heure?

C’est ainsi, c’est ok.

C’est ainsi, c’est ok.

La vie est ainsi faite:
Je peux en être défaite
Ou prendre avec sagesse
Tout ce qui me traverse.

Je renonce à exiger
Ce qui n’a pas été donné:
Vous faites de votre mieux;
Je prends ce que je peux.

C’est comme ça
Et c’est ainsi
Et c’est ok.

La vie est ainsi faite:
Je peux m’imaginer Juliette,
Te prendre pour Roméo,
Oublier que c’est trop.

Je préfère être avec toi
Qui est de chair et d’os,
Avec faille et défauts,
Et qui s’émeut pour moi.

C’est comme ça
Et c’est ainsi
Et c’est ok.

La vie est ainsi faite:
Ma vie est imparfaite.
Tout projet ne réussit pas.
Parfois le succès est là.

Je choisis d’être heureuse,
D’apprendre à dire adieu,
De voir avec humilité
Que c’est ça la liberté.

C’est comme ça
Et c’est ainsi
Et c’est ok!

10 astuces de gestion du temps pour réussir vos examens

A la demande de l’AIESEC-ICHEC, j’ai rassemblé des pratiques astucieuses pour bien réussir ses examens tout en ayant du temps pour ses loisirs, ses amis et ses passions.  Je me suis basée pour cela sur mon expérience de formatrice et coach en efficacité personnelle mais aussi et surtout sur les ouvrages du Dr. Patrick Georges “Gagnez en efficacité”, de Stephen Covey “Priorité aux priorités” et de Tony Buzan (ses ouvrages sur la mémoire, sur la lecture rapide et sur le mindmapping).

J’ai surtout bénéficié de l’excellent travail de modélisation fourni par Tim Hallbom, “Think like a Genius Straight A+ Student”, Everydaygenius Institute.

1. Planifiez – et assurez-vous de planifier ce qui est important en premier lieu.
2. Il y a tous les jours quelque chose à faire et engagez-vous à remettre tous les travaux dans les délais à un haut niveau de qualité.
3. Maintenez une liste de tâches à jour.
4. Regroupez et organisez le matériel d’étude.
5. Découpez un travail volumineux en petites unités de temps et d’étude.
6. Répartissez le travail et l’étude tout au long de l’année.
7. Travaillez en rafales (avec objectif précis, heure de début, heure de fin) et déconnectez-vous de toute distraction.
8. Pratiquez une activité physique – vous serez mieux à même de vous concentrer.
9. Dormez suffisamment – vous aurez de meilleures ressources le lendemain et au moment de l’examen.
10. Optimisez votre lieu d’études (studieux, calme et dégagé).

Il y a bien plus à dire sur ces pratiques et de nombreuses autres liées elles à la manière d’aborder les cours ou aux stratégies d’apprentissage et d’examens.  J’y reviendrai sûrement plus en détails.

10 astuces pour les étudiants ingénieux – PowerPoint

Quelques règles de planification pour les étudiants ingénieux

Démarrez votre journée avec une tâche importante – pas la lecture de vos e-mails !

Le Docteur Patrick Georges, chirurgien du cerveau et professeur en gestion, nous dit dans son livre « Gagner en efficacité » : « Ne commencez pas votre journée par la lecture du courrier. Vos objectifs ont priorité sur ceux des autres ».

L’habitude que nous avons prises de lire nos e-mails en arrivant au bureau « éduque et habitue notre intelligence à ne fonctionner que si elle reçoit une information externe, car, logiquement, elle pense que nous commençons par l’essentiel ». Bref, nous apprenons notre cerveau à devenir réactif et à attendre ce qui vient de l’extérieur pour entrer en action. Or, il est beaucoup plus intéressant d’avoir une approche proactive du travail.

Vous êtes-vous déjà demandé comment séquencer les tâches de la journée et surtout par laquelle commencer ?
Voici certains effets que j’ai constaté lorsque je commence ma journée par la lecture des e-mails :

• Je consacre plus de temps (parfois toute la journée) à réagir à mes e-mails et beaucoup moins à la réalisation de mes propres objectifs ;
• Je me sens épuisée en fin de journée avec le sentiment de ne pas avoir accompli grand-chose ;
• Je suis frustrée parce que les tâches importantes pour moi et la réalisation de mes objectifs passent au deuxième ou au troisième plan jusqu’au jour où elles deviennent urgentes ;
• Mon sentiment de manque de contrôle et de perspective augmente.

C’est tout le contraire quand je commence par une tâche que je me suis choisie au préalable et sur laquelle je puis me concentrer sans les interruptions incessantes de l’e-mail. Je peux très rapidement qualifier ma journée de succès puisque j’ai avancé sur au moins un dossier important durant la première partie de la matinée!

Comment faire concrètement ?

1. Choisissez la veille la tâche par laquelle vous allez commencer votre journée du lendemain : il peut s’agir d’une action restée en suspens, de votre affaire du jour ou de la semaine, d’une tâche importante et non urgente – du moment que vous la choisissiez.
2.  Assurez-vous que cette tâche est bien visible sur votre bureau quand vous arrivez le matin et commencez directement à travailler sur celle-ci.
3. Si vous devez ouvrir votre gestionnaire d’e-mails, modifiez-en la configuration afin qu’il ouvre directement dans l’agenda plutôt que d’afficher les nouveaux e-mails.
4. Donnez-vous un temps de travail ou un objectif de résultat précis pour travailler sur cette première tâche. Actionnez éventuellement un chronomètre ou un système de rappel si avez peur d’oublier d’aller voir vos e-mails.
5. Et bien sûr, vous aurez supprimé les notifications de nouveaux messages entrants !

S’il est vraiment impératif que vous soyez connecté à vos e-mails dès le matin, tâchez au moins de vérifier votre planning de la journée avant de prendre conscience des nouveaux e-mails. Cela vous donnera au minimum la possibilité de mieux organiser les nouvelles priorités.

Vous pouvez aussi vous habituer à commencer votre après-midi par une tâche importante plutôt que par l’e-mail.

L’eau de ma vive

Vive! Oh! Vive!

L’eau de ma rive
Qu’à moi.

Au nom de dieu,
Quel est ce vent?
Un coup de bleu
Dans l’océan.

Faire mes adieux.
Quel est ce temps
Qui brûle les yeux?
Il est absent.

Vive! Oh! Vive!
L’eau de ma rive
Qu’à moi.

Au nom de dieu,
J’avais vingt ans,
Un amoureux
Et pour un temps,

A tous les cieux,
C’était le printemps.
Un coup de vieux,
A court de dents.